Excel je naďalej jedným z najpoužívanejších nástrojov v oblasti účtovníctva a financií, a to predovšetkým vďaka svojej všestrannosti, jednoduchosti používania a schopnosti prispôsobiť sa malým podnikom aj finančným oddeleniam veľkých korporácií. Hoci existujú rôzne programy určené na správu účtovníctva, mnohí používatelia naďalej používajú účtovnícke a finančné funkcie Excelu ako svoj primárny nástroj na efektívne organizovanie, analýzu a prezentovanie finančných údajov.
Od rozpočtovania, analýzy ziskovosti a riadenia peňažných tokov až po vytváranie prispôsobených zostáv a dashboardov, Excel ponúka širokú škálu finančných a účtovných funkcií. Tento článok sa venuje tomu, ako optimálne využiť tieto funkcie na zlepšenie riadenia podniku a naplno využiť ich potenciál bez nutnosti uchyľovať sa k zložitejšiemu softvéru.
Prečo používať účtovnícke a finančné funkcie programu Excel?
Excel vyniká svojou schopnosťou prispôsobiť sa rôznym úrovniam zložitosti účtovníctva.Nezávislí pracovníci aj veľké podniky môžu používať tabuľky na zaznamenávanie príjmov, výdavkov, záväzkov a pohľadávok, odpisov, daní a oveľa viac.
Medzi jeho hlavné výhody patrí:
- Dostupnosť a nízke nákladyMnoho spoločností už má balík Microsoft Office, takže používanie Excelu si nevyžaduje dodatočnú investíciu.
- Jednoduché vytváranie a prispôsobovanie šablón: umožňuje vám navrhovať účtovné knihy, grafy, amortizačné tabuľky a kontrolné listy prispôsobené každému obchodnému modelu.
- Integrované finančné funkcieExcel obsahuje pokročilé finančné vzorce, ktoré pomáhajú s výpočtami, ako je súčasná hodnota, budúca hodnota, úroková sadzba a ďalšie.
- Vizualizácia údajovPomocou dynamických tabuliek a grafov je možné generovať vizuálne účtovné prehľady, ktoré uľahčujú rozhodovanie.
Hlavné finančné funkcie programu Excel
Hoci Excel obsahuje stovky vzorcov, existujú určité kľúčové funkcie, ktoré sú obzvlášť užitočné pre účtovníctvo a financie. Nižšie si pozrieme niektoré z najbežnejšie používaných:
Funkcia PV (súčasná hodnota)
Vzorec =VA(sadzba; počet zadaní; splátka; , ) Používa sa na výpočet súčasnej hodnoty investície s pravidelnými platbami. Je veľmi užitočný pri štúdiách uskutočniteľnosti a oceňovaní podnikov.
- rýchlosťúroková sadzba za obdobie
- npercelkové pravidelné platby
- pmt: platba vykonaná v každom období
- vfbudúca hodnota (voliteľné)
- typ: 0 alebo 1, označuje, či sú platby na začiatku alebo na konci obdobia
Funkcia FV (budúca hodnota)
Funkcia =VF(sadzba; počet zadaní; splátka; , ) Umožňuje vám vypočítať, akú hodnotu bude mať investícia v budúcnosti, za predpokladu konštantnej úrokovej sadzby. Je ideálny pre finančné prognózy.
Funkcia RATE (úroková sadzba)
Na výpočet úrokovej sadzby z transakcií s pravidelnými platbami používame =RATE(početZadaní; splátka; va; , , )Je to kľúčové pre porovnávanie finančných produktov.
Funkcia NPER (počet období)
Umožňuje vám určiť, koľko období budete vyberať alebo splácať investíciu alebo dlh. Aplikuje sa pomocou vzorca =NPER(sadzba;pmt;va; , ).
funkcia PLATBA
s =PMT(sadzba; početZadaní; hodnota; ; ) Vypočítame výšku každej pravidelnej platby potrebnej na splatenie dlhu. Veľmi užitočné pre pôžičky, hypotéky alebo lízing.
Ďalšie významné účtovné a štatistické funkcie
Excel ponúka aj štatistické a databázové funkcie, ktoré sú nevyhnutné pre účtovné úlohy. Ak sa chcete dozvedieť viac o tom, ako tieto funkcie využiť vo svojom finančnom riadení, môžete si prečítať naše Kompletný sprievodca vyhľadávacími a referenčnými funkciami v Exceli.
- POČÍTAŤ a BUDE POČÍTAŤ: počet buniek s číselnými hodnotami alebo bez nich.
- COUNTIF a COUNTIFS: užitočné na filtrovanie údajov podľa splnenia jednej alebo viacerých podmienok.
- PRIEMER IF a CELKOVÝ PRIEMER IFpriemerné hodnoty, ktoré spĺňajú špecifické kritériá.
- MEDIÁN, MOD, ŠTANDARDNÁ ODCHÝLKAumožňujú hlbšiu analýzu účtovných údajov.
Praktické využitie Excelu v účtovníctve
Excel je oveľa viac než len nástroj na zadávanie údajov.Pri správnom použití umožňuje komplexnú kontrolu finančných informácií akejkoľvek entity. Tu je niekoľko praktických aplikácií:
Monitorovanie úverov a úverových liniek
Vytvorenie amortizačných tabuliek v Exceli je veľmi jednoduché.Tieto tabuľky vám umožňujú zobraziť mesačné splátky, istinu a zaplatené úroky. Môžete tiež porovnať rôzne finančné produkty.
Rozpočty štátnej pokladnice
Sledovanie peňažných tokov na týždennej alebo mesačnej báze je možné pomocou prispôsobených tabuliek programu Excel. Jednoducho vytvorte hárok s prognózou platieb prepojený s bankovými zostatkami aby sa zistilo, či je potrebné dodatočné financovanie alebo či by sa mali vykonať prevody medzi účtami.
Účtovný záznam
Dobre štruktúrovaná excelová tabuľka môže nahradiť klasický denníkNa tento účel sa odporúča vytvoriť súbor so samostatnými listami pre rôzne oblasti: denník, príjmy, výdavky, faktúry, súvahy atď.
Zosúladenie bankových a účtovných účtov
Excel uľahčuje kontrolu bankových účtov a ich zosúladenie. Podmienené vzorce a dynamické tabuľky Pomáhajú porovnávať účtovné transakcie s bankovými výpismi.
Vlastné finančné správy
Každý podnik má jedinečné potrebyExcel vám umožňuje generovať ad hoc zostavy na extrakciu alebo zobrazenie relevantných údajov na základe typu podnikania: ziskovosť podľa produktu, odchýlky od rozpočtu, dátumy inkasa/platby atď.
Mzdové a personálne účtovníctvo
Vďaka Excelu je to možné Vytvorte šablóny, ktoré organizujú platy, zrážky, sociálne zabezpečenie a zoskupenia podľa nákladových stredískTo tiež umožňuje automatické generovanie mesačných účtovných zápisov.
Dizajn palubnej dosky a jej ovládania
Dobrý dashboard pomáha manažérom robiť informované rozhodnutia. Excel umožňuje kombinovať rôzne tabuľky s konsolidovanými informáciami a poskytnúť tak komplexnejší pohľad na podnikanie. prehľad finančnej situácieTu si môžete zobraziť pomery, kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI), interaktívne grafy a časové porovnania.
Užitočné účtovné šablóny v Exceli
V Exceli aj v online nástrojoch, ako sú Tabuľky Google, je k dispozícii veľa bezplatných šablón:
- Kniha príjmov a výdavkov
- bankové vyúčtovanie
- Súvaha
- Peňažný tok
- Ročný rozpočet
Okrem toho sa mnoho používateľov rozhodne vytvoriť si vlastné šablóny, ktoré presne zodpovedajú ich každodenným operáciám.
Tipy, ako čo najlepšie využiť Excel vo financiách
- Použitie jedného dokumentu s viacerými hárkami pre každý účtovný aspekt: príjmy, platby, zákazníci, dodávatelia atď.
- Vyhnite sa duplicitným súboromAk Excel upravuje viacero používateľov, najlepšie je pracovať v cloude (Google Drive, OneDrive).
- Stanovte si jasné pravidlá používania pre všetkých zamestnancov, ktorí tieto hárky používajú.
- Pravidelne kontrolujte dokumenty účtovníkov na odhalenie chýb alebo potrebných vylepšení.
Výhody a nevýhody programu Excel v účtovníctve
Výhoda
- Žiadne ďalšie výdavky nie sú potrebné, keďže mnoho spoločností už Office má alebo môže používať bezplatné alternatívy, ako napríklad LibreOffice.
- Centralizácia informáciíVšetky údaje môžu byť v jednom súbore, ku ktorému má počítač prístup.
- Bohatá vizualizáciagrafy, farby, filtre atď. pomáhajú lepšie pochopiť údaje.
- Prispôsobiteľné viacerým použitiamod kontroly výdavkov až po mzdy alebo riadenie zásob.
Nevýhody
- Neaktualizuje sa automaticky s právnymi alebo daňovými zmenami.Vyžaduje manuálnu údržbu.
- Ťažkosti pri práci v tíme, pokiaľ sa nepoužíva v cloude.
- Problémy s výkonom s veľkými objemami údajov.
- Možnosť ľudskej chyby ak nie sú stanovené jasné pravidlá používania.
Kedy by ste mali použiť účtovný softvér namiesto Excelu?
Pre jednoduché operácie môže byť Excel viac než postačujúci. Avšak keď rastie zložitosť a objem transakcií, je vhodné prejsť na špecializovaný účtovný softvér.
Niektoré výhody týchto programov sú:
- Automatická aktualizácia v prípade zmien v všeobecnom účtovnom pláne alebo daňových predpisoch.
- Prepojenie s bankami, elektronickým obchodom alebo daňovými úradmi.
- Automatizácia účtovných zápisov a reporting v reálnom čase.
- Vyššia bezpečnosť a kontrola prístupu podľa používateľských rolí.
Existujú ERP riešenia ako Holded, ktoré integrujú účtovníctvo, fakturáciu, inventúru, mzdy a ďalšie do jedného prostredia prístupného odkiaľkoľvek.
Zvládnutie účtovných funkcií programu Excel umožňuje nielen agilnú a prispôsobiteľnú finančnú kontrolu, ale tiež šetrí náklady a čas. Či už ste samostatne zárobkovo činná osoba, malý alebo stredný podnik alebo súčasť finančného tímu, venovanie času správnej konfigurácii tabuliek sa premieta do profesionálnejšieho riadenia s lepšou viditeľnosťou údajov a skutočnou podporou pre obchodné rozhodovanie. Zdieľajte túto príručku a pomôžte ostatným používať účtovnícke a finančné funkcie programu Excel..